Procedury

Te sytuacje nie zdarzają się codziennie. Dlatego warto mieć kroki pod ręką.

Zgubiony brelok

Brelok z kodem QR albo tag NFC działa jak klucz do konta dziecka. Kto go znajdzie, może się zalogować i zobaczyć, kiedy dziecko ma jazdy. Działaj od razu.

1. W zakładce „Użytkownicy” otwórz konto dziecka.
2. W sekcji „Kody QR i tagi NFC” znajdź zgubiony nośnik po opisie i dacie wydania.
3. Kliknij „Unieważnij” i potwierdź „Unieważnij” w oknie „Unieważnić nośnik?”. Stan zmieni się na „Unieważniony”. Urządzenia zalogowane tym nośnikiem zostaną wylogowane.
4. Kliknij „Wydaj nowy kod”, wybierz „Rodzaj” i kliknij „Wydaj”. Od razu wydrukuj kod albo zapisz tag.
5. Nowy brelok przekaż rodzicowi albo dziecku osobiście.

Jeśli dziecko nosiło PIN zapisany razem z brelokiem, zmień też PIN w sekcji „PIN”. Szczegóły na stronie PIN i breloki.

Prośba o usunięcie danych

Rodzic albo kursant zgłasza prośbę do stajni. To stajnia decyduje o danych swoich kursantów. Odpowiedz w ciągu miesiąca.

1. Potwierdź, kto prosi. W małej stajni zwykle znasz tę osobę. W razie wątpliwości porozmawiaj z nią w stajni. Nie proś o dowód osobisty ani o dane, których nie masz.
2. Sprawdź konta. Ustal, czy prośba dotyczy rodzica, dziecka czy obu kont. Powiązania widzisz w sekcjach „Dzieci” i „Rodzice”.
3. Uprzedź o skutkach. Konto, breloki i tagi przestaną działać, a saldo karnetu i historia jazd nie będą już widoczne pod imieniem tej osoby. Zapisy na nadchodzące jazdy najpierw wypisz. Jeśli osoba chce, niech wcześniej zrobi zrzut ekranu salda.
4. Zablokuj dostęp. Gdy potrzebujesz chwili na ustalenia, kliknij „Dezaktywuj konto”. Osoba straci dostęp, a dane zostaną do czasu usunięcia.
5. Usuń dane osobowe. Kliknij „Usuń dane osobowe” i potwierdź. Tego nie da się cofnąć.
6. Zapisz datę. Daj osobie znać, że dane są usunięte, i zapisz w swoim rejestrze żądań datę prośby i datę usunięcia. Do rejestru wpisz identyfikator konta, bez innych danych.

„Usuń dane osobowe” nie kasuje konta, tylko od razu je anonimizuje: znikają imię, nazwisko, e-mail, telefon, avatar, breloki, preferencje i powiązania z rodzicem, a jazdy i karnet zostają jako „Kursant #1234”. Dzięki temu historia stajni i obciążenie koni się zgadzają. Konta bez aktywności przez 6 miesięcy trafiają do archiwum automatycznie, a po roku bez aktywności ich dane osobowe usuwają się same. Więcej na stronie Archiwum kont.

Gdy czegoś nie da się usunąć w panelu, zgłoś to operatorowi. Podaj tylko identyfikator konta, na przykład AB-1234. Więcej o obowiązkach stajni na stronie RODO i umowy.

Przekazanie stajni innemu administratorowi

Stajnia zawsze musi mieć administratora. Panel nie pozwoli odebrać uprawnień ostatniemu z nich. Dlatego kolejność jest ważna.

1. Na stronie Kadra zaproś osobę, która przejmie stajnię, z uprawnieniem „Administruje stajnią”.
2. Ta osoba otwiera link z wiadomości w ciągu 7 dni i dołącza do stajni.
3. Sprawdź razem z nią, że widzi zakładki „Użytkownicy”, „Karnety”, „Szablony jazd” i „Ustawienia”.
4. Przekaż jej sprawy w toku: kontakt do operatora, umowy i rejestr żądań.
5. Ta osoba (albo Ty) odznacza Ci na stronie „Kadra” pole „Administruje stajnią”. Jeśli dalej uczysz, zachowasz rolę instruktora. Jeśli kończysz, opuść stajnię na stronie Moje konto.

Zamknięcie stajni

1. Napisz do operatora, od kiedy stajnia kończy korzystanie z EquiPlan.
2. Zdecyduj, co z danymi: według umowy powierzenia wybierasz eksport danych i ich usunięcie albo samo usunięcie.
3. Uprzedź kadrę, kursantów i rodziców, od kiedy aplikacja przestanie działać.
4. Operator usuwa wszystkie dane stajni w terminie z umowy. Jeśli chcesz, poproś o potwierdzenie usunięcia e-mailem.
5. Zapisz datę zakończenia i potwierdzenie razem z dokumentami RODO stajni.