RODO i umowy
Kto odpowiada za dane
Dział zatytułowany „Kto odpowiada za dane”Administratorem danych kursantów, rodziców i kadry jest Twoja stajnia. Operator EquiPlan przetwarza te dane w Twoim imieniu, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Ten podział ról to nasze założenie, które musi potwierdzić prawnik.
Operator nie używa danych do reklamy i nikomu ich nie sprzedaje.
Dokumenty dla stajni
Dział zatytułowany „Dokumenty dla stajni”Szkice dostajesz od operatora przy wdrożeniu. Każdy z nich wymaga przeglądu prawnika, zanim go podpiszesz albo pokażesz rodzicom.
| Dokument | Po co |
|---|---|
| Umowa powierzenia przetwarzania danych | pozwala operatorowi pracować na danych Twojej stajni; podpisujesz ją przed wprowadzeniem prawdziwych kursantów |
| Rejestr czynności przetwarzania | wzór rejestru, który prowadzi stajnia |
| Procedura obsługi żądań i usunięcia danych | jak odpowiadać na prośby o dostęp, poprawienie i usunięcie danych |
| Procedura naruszeń | co robić na przykład po zgubieniu telefonu z zalogowanym kontem |
| Upoważnienie i oświadczenie o poufności | dla każdej osoby z kadry, która ma dostęp do danych |
| Zgoda na wizerunek | gdy publikujesz zdjęcia albo filmy z dziećmi |
Czego jeszcze nie ma: umowy o świadczenie usługi między stajnią a operatorem i regulaminu w aplikacji. Oba dokumenty czekają na opinię prawnika.
Polityka prywatności w aplikacji
Dział zatytułowany „Polityka prywatności w aplikacji”Aplikacja Twojej stajni ma publiczną politykę prywatności pod adresem twoja-stajnia.stajniaki.pl/prywatnosc/. Strona działa bez logowania, a po pierwszej wizycie także bez internetu. Link do niej jest na ekranie logowania, w stopce aplikacji i przy edycji profilu.
Polityka jest wspólna dla wszystkich stajni. Mówi wprost, że administratorem danych jest stajnia. To, czego w aplikacji jeszcze nie ma, oznacza jako planowane.
Twoja lista obowiązków
Dział zatytułowany „Twoja lista obowiązków”- Podpisz umowę powierzenia z operatorem, zanim wprowadzisz prawdziwych kursantów.
- Poinformuj rodziców i kursantów: podaj link do polityki prywatności i swój kontakt w sprawach danych.
- Wyznacz osobę kontaktową do spraw danych. Zwykle jest nią właściciel stajni.
- Daj każdej osobie z kadry do podpisania upoważnienie i oświadczenie o poufności.
- Prowadź rejestr czynności przetwarzania.
- Odpowiadaj na prośby o dostęp, poprawienie i usunięcie danych w ciągu miesiąca.
- Znaj procedurę naruszeń: ogranicz skutki, oceń ryzyko i w razie potrzeby zgłoś naruszenie do UODO w ciągu 72 godzin.
- Zdjęcia i filmy z dziećmi publikuj tylko z pisemną zgodą opiekuna. Nie wysyłaj na grupy zrzutów ekranu z danymi dzieci.
- Nie wpisuj informacji o zdrowiu w notatkach ani w innych polach tekstowych.
- Pilnuj, jak długo trzymasz dane. Nieaktywne konta trafiają do archiwum same — zaglądaj do listy „Wkrótce do archiwum” (Archiwum kont).
- Gdy kończysz współpracę z EquiPlan, zażądaj usunięcia wszystkich danych stajni.
- Przejrzyj z prawnikiem założenia, które szkice oznaczają jako „do weryfikacji”.
Prośba o usunięcie danych
Dział zatytułowany „Prośba o usunięcie danych”Rodzic albo kursant zgłasza się do stajni, nie do operatora. Gdy prośba trafi do operatora, operator przekaże ją Tobie i powie osobie, że sprawę prowadzi stajnia.
- Sprawdź, których kont dotyczy prośba: rodzica, dziecka, czy obu.
- Uprzedź osobę, że konto i breloki przestaną działać, a saldo karnetu i historia jazd nie będą już widoczne pod jej imieniem.
- W panelu otwórz „Użytkownicy”, wybierz osobę, kliknij „Usuń dane osobowe” i potwierdź.
- Daj osobie znać, że dane są usunięte, i zapisz prośbę w swoim rejestrze żądań.
Usunięcie danych jest trwałe, ale konto nie znika: aplikacja od razu je anonimizuje, a historia jazd i karnetu zostaje bez imienia, jako „Kursant #1234”. Konta bez aktywności przez 6 miesięcy trafiają same do archiwum, a po roku bez aktywności aplikacja usuwa z nich dane osobowe. Opis: Archiwum kont.
Jeśli ktoś chce tylko zablokować zgubiony brelok, nie usuwaj konta. Unieważnij brelok w panelu i wydaj nowy.
Gdy czegoś nie da się usunąć w panelu, na przykład danych technicznych, zgłoś to operatorowi. Podaj tylko identyfikator konta, na przykład AB-1234, bez danych osoby.